Correspondencia de ajuste - Misiva de justificación

Es la misiva que se redacta cuando la empresa vendedora NO se siente culpable por los errores expresados por el reclamante.

Esta carta debe convencer al cliente que el proveedor actuó en forma correcta.

Esquema:

• Replanteo de la situación desde el punto de vista de la empresa.
• Fundamento de la negativa, exponiendo las razones por las cuales la reclamación no tiene lugar.
• Proposición de arreglo a través de una concesión extraordinaria al reclamante.
• Expresiones amables que mejoren las relaciones

 Ejemplo:

Empresa Harinaza

www.harinaza@gmail.com

La Florida # 316
Santiago
Teléfono: (072) 884569- 884570

                                                                                                                     

                                                                                                        

      

                                                                                                               Curicó, 19 de Junio de 2013

                                                                                                               Ref. Rechazo de reclamación

Señora

Catalina Castro Bravo

Gerente de Ventas

Empresa Galette

Pasaje La Arboleda # 2160
Avenida España, 

Curicó

Señorita Castro

Le informamos que nosotros no nos podemos hacer responsables de los productos en mal estado, ya que antes de ser enviados fueron revisados  con el propósito de que la mercadería llegara en perfecto estado.

Esperando que el problema no perjudique nuestras relaciones comerciales, saluda atte. a usted,

                                                                                                                               Empresa Harinaza

                     

                                                                                                                              Luis Lagos Monsalve

                                                                                                                                Gerente de ventas

LLM/ jrp

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Correspondencia de ajuste - Misiva de explicación

La actualidad comercial exige que las empresas trabajen con mayor eficacia. Para ello requieren contar con una muy buena organización que les permita ofrecer a sus clientes un buen servicio. Pero, a veces, en la práctica estas buenas intenciones se ven amagadas por fallas mecánicas o humanas que impiden cumplir fielmente lo convenido. (Aquí el cliente tiene la razón).

Esquema:

• Aceptación de la queja.
•  Explicación del error cometido.
• Proposición de arreglo inmediato.
• Expresión de pesar por los errores y señalar la adopción de medidas que impidan nuevos equívocos

Ejemplos:


Empresa Harinaza

www.harinaza@gmail.com

La Florida # 316
Santiago

Teléfono: (072) 884569- 884570

                                                                                                             

                                                                                                               Curicó, 19 de Junio de 2013

                                                                                                               Ref. Reenvío de productos

Señora

Catalina Castro Bravo

Gerente de Ventas

Empresa Galette

Pasaje La Arboleda # 2160
Avenida España,

Curicó

Señorita Castro

En respuesta a su carta recibida el 15 de Junio, por causa del mal estado de los sacos de harina enviados  a su empresa hemos investigado dándonos cuenta que el mal estado provenía de nuestra bodega.

Le proponemos devolución del dinero  correspondiente a $ 140.000 la que será depositada el 21 de Junio en su cuenta corriente.

Pedimos las disculpas correspondientes, no volverá a suceder, saluda atte. a usted,

                                                                                                                               Empresa Harinaza

                     

                                                                                                                              Luis Lagos Monsalve

                                                                                                                                Gerente de ventas

LLM/ jrp

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Correspondencia de ajuste - Misiva de reclamación

Esta es una comunicación redactada por el comprador cuando él considera que la negociación realizada no ha sido cumplida como se acordó, perjudicando sus intereses.
Para que la reclamación sea eficaz, es necesario que ésta sea extendida con prontitud a los hechos que se reclaman, con veracidad, firmeza y cortesía.

Esquema:

• Referencia al pedido.
• Detalle de la recepción. 
• Fundamento de la queja. 
• Propuesta de arreglo.

Ejemplo:

Fábrica de Tortas Galette

Con el cariño de siempre

www.tortasgalette1@live.com

Teléfono: (075) 228654- (075) 349594

Pasaje La Arboleda # 2160
Avenida España

Curicó   

                                                                                                      

                                                                                                       


                                                                                                      Curicó, 17 de Junio de 2013

                                                                                                       Ref. Pedido n°4 de 15 de Junio

Señor

Luis Lagos Monsalve

Gerente de ventas

Empresa Harinaza

La Florida #316
Santiago

Estimado Sr. Luis

Le comunicamos que el día 15 del presente 2 de los sacos de harina venía en mal estado: rotos y con humedad.

Nuestro personal de bodega se dio cuenta en el momento de recibir la mercadería.

Solicitamos una solución remplazando  los productos o realizando la devolución del dinero.

Adjunto encontrara los quintales en mal estado.

Pendiente de sus noticas, saluda atte. A usted

                                                                                                                             Empresa Galette.

                                                                                                                          

                                                                                                                         Catalina Castro Bravo

                                                                                                                           Gerente Comercial

CCB/dco

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Correspondencia de Cobranza - Carta de Demanda

Esta comunicación se extiende cuando están agotadas las posibilidades de cobro por las vías normales.

Es evidente que el envío a cobranza judicial de una deuda requiere entablar una demanda al cliente que significa el término de las relaciones comerciales.

Muchas empresas evitan de alguna forma, tener que recurrir a este tipo de correspondencia.

Esquema

•  Referencia a las cartas de cobranzas anteriores. 
• Señalar la indiferencia en responder las cartas enviadas.
• Comunicar envío de los antecedentes al Departamento Jurídico de la empresa para efectuar la cobranza judicial.

Ejemplo:



Empresa Harinaza

www.harinaza@gmail.com

La Florida # 316
Santiago-

Teléfono (072) 884569- 884570

                                                                                                              Curicó, 2 de Julio de 2013

                                                                                                               Ref. $82.300

Señora

Jennifer Díaz Valenzuela

Departamento de adquisición.

Empresa Galette

Pasaje La Arboleda # 2160
Avenida España, 

Curicó

Señorita Díaz

A pesar de todas las misivas  enviadas anteriormente no hemos recibido  respuesta ante la deuda correspondiente a $82.300.

Su caso ha pasado a nuestro departamento jurídico, para que en defensas de nuestros intereses procedan en la forma que estime conveniente.

Esto significa que toda relación comercial entre su empresa  Galette y nuestra empresa Harinaza  se han suspendido permanentemente.

Saluda atte. A usted,

                                                                                                              Mario Renner Fuenzalida

                                                                                                               Departamento de cobranza

MRF/mmr

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Correspondencia de Cobranza- Cobranza Enérgica

Esta comunicación cierra el cielo de la cobranza normal; es muy dura y amenaza con la vía judicial.

Si esta carta no produce resultados positivos, las empresas proceden a requerir el pago a través de la demanda judicial. 

Esquema

•  Señalar a las cartas anteriores que cobraron la deuda pendiente.
• Dejar constancia de la cortesía en NO dar respuestas a las cartas de cobro.

Ejemplo:

Empresa Harinaza

www.harinaza@gmail.com
La Florida # 316

Santiago-

Teléfono (072) 884569- 884570

                                                                                                   

                                                                                                    Curicó, 25 de Junio de 2013

                                                                                                               Ref. $82.300

Señora

Jennifer Díaz Valenzuela

Departamento de adquisición.

Empresa Galette

Pasaje La Arboleda # 2160
Avenida España

Curicó

Señorita Díaz

Nos sorprende que luego de dos atentas que le hemos enviado recordándole su deuda impaga, que ha ascendido a $82.300, no hayamos recibido respuesta alguna.

Debemos informarle que usted no cancelo su monto  por lo que ingresara al prejudicial  acelerando y dando por vencido su totalidad de su cuenta, si no se comunica antes del 30 de Junio del presente.

Pendiente de sus noticias, saluda atte. A usted

                                                                                                              Mario Renner Fuenzalida

                                                                                                              Departamento de cobranza

MRF/mmr

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Correspondencia de Cobranza - Invocatoria de Cobranza

Cuando se ha producido el vencimiento de una deuda y esta no ha sido cancelada es el momento de enviar la carta de invocatoria de cobranza.

Esta misiva debe redactarse con gran tacto, procurando en principio instar al deudor a pagar su obligación pendiente con el propósito de no perder la calidad de cliente correcto y puntual en sus pagos.

Esta comunicación puede ser la primera de una serie de cartas en la cual cada una de las que sigue será redactada con mayor fuerza e instando al deudor a cancelar su compromiso.

Esquema

• Denota sorpresa por la deuda impaga. 
• Reconoce buen servicio de las deudas anteriores. 
• Solicita cancelación inmediata, indicando sutilmente el cese de despacho de pedidos pendientes.

Ejemplo:





Empresa Harinaza

www.harinaza@gmail.com

La Florida # 316
Santiago
Teléfono (072) 884569- 884570

                                                        

                                                                                                  

                                                                                                          Curicó, 20 de Junio de 2013

                                                                                                               Ref.  $65.200

Señora

Jennifer Díaz Valenzuela

Departamento de adquisición.

Galette

Avenida España, Pasaje La Arboleda # 2160

Curicó

Señorita Díaz

Nos sorprende que no haya cancelado la deuda correspondiente a $65.200 de manera oportuna ya que en fechas anteriores ha liquidado con anterioridad, por lo cual lo consideramos un cliente responsable.

Solicitamos se dirija al Banco Santander, sucursal Curicó a depositar en nuestra cuenta corriente 34.862-8.

Rogamos no demore su cancelación para no perjudicar  nuestras relaciones comerciales.

Saluda atte. A usted,

    

                                                                                                              Mario Renner Fuenzalida

                                                                                                            Departamento de cobranza

MRF/mmr

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Correspondencia de cobranza - Aviso de Vencimiento

Se caracteriza por la sutiliza del texto.

Prácticamente, sólo se remite a recordar la deuda pendiente que vencerá en una fecha próxima.

Normalmente, se confeccionan formularios.

Esquema

•  Comunicar fecha de vencimiento y el monto del compromiso a pagar. 
• Señalar la institución bancaria o comercial (con su dirección) a la cual se deberá cancelar la deuda oportunamente.

Ejemplo:




Empresa Harinaza

www.harinaza@gmail.com

La Florida # 316
Santiago

Teléfono (072) 884569- 884570

                                                                                                  

                                                                                                              Curicó, 11 de Junio de 2013

                                                                                                               Ref. Aviso de vencimiento

Señora

Jennifer Díaz Valenzuela

Departamento de adquisición.

Empresa Galette

Pasaje La Arboleda # 2160
Avenida España

Curicó

Señorita Díaz

Le comunicamos que el día 18 de Junio del presente vencerá el plazo para que cancele la cuota correspondiente a $65.200, la cantidad que debe ser depositada en nuestra cuenta corriente 34.982-8 del Banco Santander sucursal Curicó.

Recomendamos liquidar este monto en los próximos días evitando el vencimiento y aumentos de interés.

Saluda atte. A usted,

                                                                                                             

                                                                                                              Mario Renner Fuenzalida

                                                                                                             Departamento de cobranza

MRF/mmr

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