Comunicaciones Oficiales: Oficio, Circular, Memorándum y Certificado.

                                                                  

                                                    El Oficio

Constituye la comunicación más importante tanto por su gran utilización como por las materias tratadas.

Su objetivo es impartir normas o dar informaciones de relevancia. Sirve para establecer relaciones entre Jefes de Servicio, Sección, Departamentos, entre otras cosas.

La redacción del Oficio debe ser clara, precisa y breve.

Existen tres tipos de Oficio:

-       Ordinario (Ord).

-       Reservado (Res).

-       Secreto (Sec).

El Oficio ordinario es uno de las comunicaciones más utilizadas en la Administración Publica.

Su estructura es:

1.-Membrete: Indica el ministerio, repartición, servicio, departamento, entre otros.

2.- Clasificación y Nº de orden.

3.- Antecedentes (Ant).

4.- Materia (Mat) corresponde a una síntesis (Referencia) del contenido.

5.- Lugar y fecha de emisión.

6.- Preposición “De” indica la autoridad que emite el documento.

7.- Preposición “A” indica la autoridad a quien se dirige.

8.- Contenido: está estructurado en párrafos numerados que corresponden a cada idea redactada. Cada oficio debe tratar una sola materia.

9.- Frade de saludo o despedida, saluda a Ud, Saluda Atte.

10.- Pie de firma: debe contener un nombre y dos apellidos (todo con mayúscula) profesión, especialidad o categoría del firmante. Cargo que desempeña y Timbre.

11.- Incluso o Adjuntos: detallar los datos que acompañan.

12.- Iniciales de responsabilidad.

13.- Distribución: indica la destinación del original y de cada una de las copias. 

Ejemplo:

                                                          Oficio Ord. Nº

                                                          ANT: solicitud exención aseo domiciliario.

                                                          MAT: informo y solicito lo que indica

                                                           Curicó

De: Secretario Municipal

A: señora Olivia de las Mercedes Villa Gutiérrez, Villa Apumanque calle Caldera Nº 114 Curicó

            En atención a la exención por concepto de servicio de aseo domiciliario requerido por usted, Me permito informarle que dada su condición socio económico es posible dejarme exenta de pago, sin embargo, a fin de dictar la resolución correspondiente es necesario que usted se acerque al municipio, a la sección cobro de aseo con su escritura o bien un certificado de avaluó fiscal vigente para modificar el registro de la propiedad.

           

            Una vez efectuado lo anterior se procederá con el traite respectivo.

Domingo Riquelme García

Secretario Municipal.    

DRG/mic

Folio 3948-2009

Distribución

-                 La indicada.

-                 Sección cobro aseo.

-                Archivo correlativo. 

           

                                                       La Circular.

Es un documento Oficial de uso frecuente en la administración pública. Su redacción es similar al oficio. Se diferencia del oficio por cuanto es dirigido a varios destinatarios.

Su estructura:

1.- Membrete.

2.- Titulo y número de orden.

3.- Lugar y fecha de emisión.

4.- Rubro alusivo a la materia.

5.- Texto: se escribe en párrafos numerados.

6.- Frase de saludo.

7.- Nombra, firma, cargo y timbre de a autoridad emisora. 

8.- Iniciales de responsabilidad.

9.- Destinatario.

                                                 El Memorándum

Es una comunicación de uso frecuente. Tiene una circulación interna, lo emite un Jefe de sección o departamento, se utiliza para pedir o enviar documentos, solicitar o entregar información.

El estilo redaccional debe ser claro, breve y preciso, eliminando todo lo que se innecesario.

Actualmente se utilizan impresas con espacios en blanco para colocar los datos necesarios. En todo caso se escribe en papel medio oficio o mas pequeño.

Su estructura:

1.- Membrete: indica el nombre de la institución.

2.- Palabra MEMORANDUM y Nº de orden.

3.- Fecha: solo con números.

4.- Preposición “DE” señala el cargo del remitente.

5.- Preposición “A” señala el cargo del destinatario.

6.- Texto: debe ser breve, claro y preciso.

7.- Comúnmente media firma.

8.- Iniciales de responsabilidad.

                                                                El certificado.

Documento que sirve como prueba de hechos o actividades que le consta a un funcionario público respecto  a un subordinado o particular por lo cual tiene importancia  desde el punto de vista legal. Lo que debe emitir siempre una autoridad para que tenga validez.

Esquema:

1.- Membrete

2.- Iniciales de responsabilidad.

3.- Palabra CERTIFICADO y Nº de orden

4.- Texto: debe contener autoridad que suscribe, nombre del peticionario, hecho que se atestigua y destinación del documento.

5.- Lugar y fecha de emisión.

6.- Nombre, firma, cargo y timbre de la autoridad.