El Oficio
Constituye
la comunicación más importante tanto por su gran utilización como por las
materias tratadas.
Su
objetivo es impartir normas o dar informaciones de relevancia. Sirve para
establecer relaciones entre Jefes de Servicio, Sección, Departamentos, entre
otras cosas.
La
redacción del Oficio debe ser clara, precisa y breve.
Existen
tres tipos de Oficio:
- Ordinario (Ord).
- Reservado (Res).
- Secreto (Sec).
El
Oficio ordinario es uno de las comunicaciones más utilizadas en la
Administración Publica.
Su
estructura es:
1.-Membrete:
Indica el ministerio, repartición, servicio, departamento, entre otros.
2.-
Clasificación y Nº de orden.
3.-
Antecedentes (Ant).
4.-
Materia (Mat) corresponde a una síntesis (Referencia) del contenido.
5.-
Lugar y fecha de emisión.
6.-
Preposición “De” indica la autoridad que emite el documento.
7.-
Preposición “A” indica la autoridad a quien se dirige.
8.-
Contenido: está estructurado en párrafos numerados que corresponden a cada idea
redactada. Cada oficio debe tratar una sola materia.
9.-
Frade de saludo o despedida, saluda a Ud, Saluda Atte.
10.-
Pie de firma: debe contener un nombre y dos apellidos (todo con mayúscula)
profesión, especialidad o categoría del firmante. Cargo que desempeña y Timbre.
11.-
Incluso o Adjuntos: detallar los datos que acompañan.
12.-
Iniciales de responsabilidad.
13.-
Distribución: indica la destinación del original y de cada una de las copias.
Ejemplo:
Oficio Ord. Nº
ANT: solicitud exención aseo domiciliario.
MAT: informo y solicito lo que indica
Curicó
De: Secretario Municipal
A: señora Olivia de las Mercedes
Villa Gutiérrez, Villa Apumanque calle Caldera Nº 114 Curicó
En
atención a la exención por concepto de servicio de aseo domiciliario requerido
por usted, Me permito informarle que dada su condición socio económico es
posible dejarme exenta de pago, sin embargo, a fin de dictar la resolución correspondiente
es necesario que usted se acerque al municipio, a la sección cobro de aseo con
su escritura o bien un certificado de avaluó fiscal vigente para modificar el registro
de la propiedad.
Una
vez efectuado lo anterior se procederá con el traite respectivo.
Domingo Riquelme García
Secretario Municipal.
DRG/mic
Folio 3948-2009
Distribución
- La indicada.
- Sección cobro aseo.
- Archivo correlativo.
La Circular.
Es un
documento Oficial de uso frecuente en la administración pública. Su redacción
es similar al oficio. Se diferencia del oficio por cuanto es dirigido a varios
destinatarios.
Su
estructura:
1.-
Membrete.
2.-
Titulo y número de orden.
3.-
Lugar y fecha de emisión.
4.-
Rubro alusivo a la materia.
5.-
Texto: se escribe en párrafos numerados.
6.-
Frase de saludo.
7.-
Nombra, firma, cargo y timbre de a autoridad emisora.
8.-
Iniciales de responsabilidad.
9.-
Destinatario.
El Memorándum
Es
una comunicación de uso frecuente. Tiene una circulación interna, lo emite un
Jefe de sección o departamento, se utiliza para pedir o enviar documentos,
solicitar o entregar información.
El
estilo redaccional debe ser claro, breve y preciso, eliminando todo lo que se
innecesario.
Actualmente
se utilizan impresas con espacios en blanco para colocar los datos necesarios.
En todo caso se escribe en papel medio oficio o mas pequeño.
Su
estructura:
1.-
Membrete: indica el nombre de la institución.
2.-
Palabra MEMORANDUM y Nº de orden.
3.-
Fecha: solo con números.
4.-
Preposición “DE” señala el cargo del remitente.
5.-
Preposición “A” señala el cargo del destinatario.
6.-
Texto: debe ser breve, claro y preciso.
7.-
Comúnmente media firma.
8.-
Iniciales de responsabilidad.
El
certificado.
Documento que
sirve como prueba de hechos o actividades que le consta a un funcionario
público respecto a un subordinado o
particular por lo cual tiene importancia
desde el punto de vista legal. Lo que debe emitir siempre una autoridad
para que tenga validez.
Esquema:
1.- Membrete
2.- Iniciales
de responsabilidad.
3.- Palabra
CERTIFICADO y Nº de orden
4.- Texto:
debe contener autoridad que suscribe, nombre del peticionario, hecho que se
atestigua y destinación del documento.
5.- Lugar y
fecha de emisión.
6.- Nombre,
firma, cargo y timbre de la autoridad.
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